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Warum Backgroundchecks für Unternehmen wichtig sind und weshalb auch Sicherheitsunternehmen überprüft werden sollten
Von Thomas Lay
In der heutigen Geschäftswelt, die von steigendem Wettbewerb und wachsender Unsicherheit geprägt ist, sind Backgroundchecks unverzichtbar geworden.
Sowohl für große Konzerne als auch für kleinere Betriebe bieten Hintergrundüberprüfungen eine Möglichkeit, Risiken zu minimieren und die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Besonders wichtig sind solche Checks jedoch auch bei der Auswahl des passenden Sicherheitsunternehmens/-dienstleisters, die oft mit sensiblen Aufgaben betraut werden.
Im Folgenden werden die Gründe erläutert, warum Backgroundchecks für Unternehmen, insbesondere auch für die Überprüfung von Sicherheitsunternehmen von entscheidender Bedeutung sind.
Der Background-Check hat viele Namen – diese Synonyme sind geläufig:
- Pre-Employment-Screening
- Background-Screening
- Hintergrundprüfung
- Bewerber-Screening
- Pre-Employment-Check
- Bewerbercheck
- Hintergrundüberprüfung
- Bewerberüberprüfung
- Referenzcheck
- Hintergrundcheck
Das Pre-Employment-Screening findet statt, solange der Bewerbungsprozess läuft.
Datenschutz stärkt Rechte von Bewerbenden
Um zu klären, was machbar ist, aber was Personaler:innen tunlichst unterlassen sollten, fragte JobStairs Prof. Dr. Wolfgang Jäger – Hochschulprofessor und ehemaliger Sprecher von JobStairs. „Klar, dass ein Personalverantwortllicher ein Interesse daran hat, Antworten auf Fragen zu finden, die sich aus den Bewerbungsunterlagen nicht ergeben. Schließlich liegt es in der Verantwortung, die Position anhand des Anforderungsprofils möglichst passgenau zu besetzen. Doch grenzen die Persönlichkeitsrechte der Bewerbenden sowie der Datenschutz die Recherche ein. Rechtsgrundlage für einen Background-Check bildet der § 32 Abs. 1 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), der am 1. September 2009 in Kraft getreten ist. Danach dürfen personenbezogene Daten eines/einer Beschäftigten, und dazu zählen laut § 3 BDSG auch Bewerber:innen, für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.“
Diese Daten dürfen Personaler:innen erheben
Welche personenbezogenen Daten eines Bewerbenden dürfen Personalverantwortliche denn rechtmäßig erheben?
- Neben Name, Postanschrift und Telefonnummer gehören auch die Adresse der elektronischen Post zu diesen Daten, weil sie vor allem der Kontaktaufnahme schon vor dem Bewerbungsverfahren dienen.
- Jegliche Fragen nach ethnischer Herkunft, Religionszugehörigkeit, Weltanschauung, sexueller Identität, Behinderungen oder dem Lebensalter können leicht in eine Grauzone führen, weil sie gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verstoßen. Dessen Zweck ist es, vor potentiellen Benachteiligungen zu schützen, und es lässt eine unterschiedliche Behandlung einer Person nur zu, wenn die beruflichen Anforderungen dies erfordern. So ist die Frage nach der Religion zulässig, wenn der Bewerber oder die Bewerberin sich beispielsweise auf eine Stelle bei einer konfessionsbestimmten Einrichtung bewirbt.
- Gleichfalls unzulässig sind auch Fragen nach Krankheiten, Vorstrafen, laufenden Ermittlungsverfahren, einer möglichen Schwangerschaft oder dem bisherigen Gehalt. Ausnahmen müssen mit der Anforderung an den Beruf begründet werden, beispielsweise die Frage nach Vermögensdelikten für die Position eines Kassierers / einer Kassiererin.
- Ein Tabubruch ist überdies die Frage nach einer Schwerbehinderung.
Background-Checks nur mit Einschränkungen
Wichtig ist zu wissen, dass die Beschäftigtendaten nur unmittelbar bei den Bewerbenden erhoben werden dürfen, die sie zum einen in dem Lebenslauf angegeben haben bzw. in einem Vorstellungsgespräch freiwillig äußern. Möchte ein Unternehmen allgemein zugängliche Daten mittelbar erheben, muss dies dem Bewerbenden mitgeteilt werden. Aber auch dabei muss berücksichtigt werden, dass das Interesse des Arbeitgebenden das schutzwürdige Interesse des Bewerbenden, vor allem seine/ihre Persönlichkeitsrechte, begründet überwiegen muss. Für die Erhebung personenbezogener Daten bei sonstigen Dritten bedarf es sogar der ausdrücklichen Einwilligung. Stets müssen also Ausmaß und Art der Datenerhebung verhältnismäßig in Hinsicht auf den Zweck sein. Die missbräuchliche Erhebung personenbezogener Daten kann als datenschutzrechtlicher Verstoß juristische Folgen wie Bußgeldzahlungen bis hin zu Schadensersatzansprüchen nach sich ziehen.
Der Gesetzgeber gibt den Bewerber:innen sogar einen Freibrief zur Lüge an die Hand. Werden in einem Vorstellungsgespräch unzulässige Fragen gestellt, darf der Bewerber oder die Bewerberin unrichtige Angaben machen, ohne dass daraus rechtliche Konsequenzen drohen.
Der Handlungsspielraum bei der Erhebung personenbezogener Daten ist also eng gesteckt. „All das, was schon im normalen Bewerbungsverfahren unzulässig ist, gilt erst recht für einen Background-Check“, weist Professor Dr. Jäger auf die rechtlichen Risiken für Unternehmen hin, mit denen diese Form der Recherche behaftet ist.
Diese Gefahr besteht auch für das Stöbern in den Sozialen Medien, wie beispielsweise bei Facebook oder Instagram. Dieser digitale Raum dient doch mehr oder weniger der freiwilligen Präsentation des Privatlebens und der Kommunikation auf privater Ebene. Ein forschendes Eindringen in diese Privatsphäre bedarf wegen eines Eingriffs in die Persönlichkeitsrechte in jedem Fall des Hinweises an die Bewerbenden. Ausgenommen hiervon sind Plattformen wie Xing und Linkedin, die speziell für die Präsentation der beruflichen Qualifikationen genutzt werden.
Aber auch hier verwischen die Grenzen. So werden doch auch TikTok, Facebook oder Instagram heute ganz natürlich als Recruiting Kanäle genutzt. Und zwar von beiden Seiten.
Erst wenn ein begründeter, d.h. belegbarer Verdacht besteht, dass ein Bewerber / eine Bewerberin gelogen hat, dürfen Informationen ohne Wissen eingeholt werden. Doch wer stellt schon jemanden ein, dem man nicht über seinen Lebensweg traut?
Background-Checks: Wieviel Katze darf aus dem Sack?
Background Checks. Was ist erlaubt? Was ist verboten? Bei erfahrenen Recruiter:innen hält sich hartnäckig die Meinung, dass der Mensch zum Schwindeln und zum Verschweigen neigt, wenn er sich Chancen auf einen interessanten und gut dotierten Job ausrechnet. Daher nutzen Personaler:innen Background-Checks, Hintergrundprüfung, Bewerberscreening und Pre-Employment-Checks, um im Rahmen einer Personalauswahl zusätzliche Auskünfte über die Bewerbenden einzuholen. So einfach wie es sich zunächst anhört, ist der Check allerdings nicht. Denn die Rechte von Bewerber:innen zum Schutz ihrer Person sind hier sehr weitreichend.
Dennoch die Frage warum es notwendig ist sie durchzuführen:
1. Schutz vor internen Risiken
Ein Backgroundcheck dient in erster Linie dazu, das Risiko zu minimieren, dass Mitarbeitende Schaden verursachen oder das Unternehmen in Verruf bringen. Unternehmen, die Bewerber*innen ohne entsprechende Prüfung einstellen, beauftragen, laufen Gefahr, dass diese möglicherweise eine kriminelle Vergangenheit haben oder an illegalen Aktivitäten beteiligt waren. Auch unseriöse Vergangenheiten sind nicht selten. All dies könnte sich negativ auf das Image des Unternehmens auswirken.
Für Sicherheitsunternehmen ist dies besonders kritisch, da ihre Mitarbeiter in der Regel Zugang zu sensiblen Bereichen und Informationen haben. Ein unzuverlässiger Mitarbeiter könnte beispielsweise wertvolle Informationen an Dritte weitergeben oder Sabotage betreiben. Aber sind es immer nur die Mitarbeiter oder ist das Unternehmen an sich unseriös?
Vitas, welche in keinster Weise der beruflichen Vergangenheit entsprechen! Expertise, welche im Unternehmen nicht vorliegt!
Oftmals Auflistungen unterschiedlichster Tätigkeiten, welche dem potentiellen Kunden eine Expertise vorgaukeln, jedoch nie wirklich erlernt oder praktiziert wurden. Auch Behördentätigkeiten werden oftmals missbraucht. Wer prüft oder kann sie überprüfen?
2. Vermeidung von Haftungsrisiken
Unternehmen tragen die Verantwortung dafür, dass sie Mitarbeiter einstellen, die keine Bedrohung für die Sicherheit anderer darstellen. Dies gilt umso mehr für Sicherheitsunternehmen, deren Kerngeschäft es ist, Menschen und Eigentum zu schützen. Wenn sich herausstellt, dass ein Mitarbeiter mit kriminellem Hintergrund in ein Unternehmen eingeschleust wurde und Schäden verursacht, kann das Unternehmen haftbar gemacht werden.
Eine gründliche Überprüfung hilft, solche Situationen zu vermeiden und minimiert somit auch rechtliche Risiken.
3. Schutz des Unternehmensrufs
Der Ruf eines Unternehmens ist oft dessen wertvollstes Kapital. Ein öffentlich gewordener Vorfall, bei dem ein Mitarbeiter des Unternehmens in illegale Aktivitäten verwickelt ist, kann schwerwiegende Folgen für das gesamte Unternehmen haben. Ein Hintergrundcheck bietet eine präventive Maßnahme, um das Vertrauen von Kunden und Partnern zu bewahren. Sicherheitsunternehmen stehen hierbei besonders im Fokus, da deren Mitarbeiter oft als „Gesichter“ des Unternehmens in der Öffentlichkeit auftreten. Ein Fehlverhalten eines einzelnen Mitarbeiters könnte das gesamte Unternehmen in Verruf bringen und zum Vertrauensverlust bei Kunden führen.
Falsche "Vitas" oder Homepages von Sicherheitsdienstleistern oder Unternehmensinhaber sind dem gleichzusetzen.
4. Erhöhte Sicherheit durch proaktive Maßnahmen
Insbesondere in sicherheitskritischen Bereichen wie Flughäfen, Regierungsgebäuden oder sensiblen Industriebereichen ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter vertrauenswürdig sind. Ein Backgroundcheck stellt sicher, dass nur Personen mit einwandfreiem Leumund Zugang zu solchen Bereichen erhalten. Sicherheitsunternehmen müssen daher proaktive Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass alle ihre Mitarbeiter die notwendigen Anforderungen erfüllen und frei von Vorstrafen oder sonstigen negativen Einträgen sind.
5. Compliance und gesetzliche Anforderungen
In vielen Branchen sind Backgroundchecks nicht nur eine freiwillige Vorsichtsmaßnahme, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Insbesondere für Sicherheitsunternehmen gibt es häufig strenge Vorschriften, die vorschreiben, dass Mitarbeiter überprüft werden müssen, bevor sie in sicherheitskritischen Bereichen eingesetzt werden dürfen. Solche Vorschriften sollen gewährleisten, dass nur geeignete Personen in sicherheitssensiblen Positionen tätig sind und helfen Unternehmen gleichzeitig, die Compliance-Richtlinien einzuhalten.
6. Die Rolle von Backgroundchecks in Sicherheitsunternehmen
Sicherheitsunternehmen haben die Aufgabe, das Eigentum und die Sicherheit ihrer Kunden zu schützen. Dies bedeutet, dass ihre Mitarbeiter über einen einwandfreien Charakter und eine hohe Zuverlässigkeit verfügen müssen. Durch Backgroundchecks können Sicherheitsunternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter keine kriminelle Vergangenheit haben und für ihre Aufgaben geeignet sind. Dies stärkt das Vertrauen der Kunden und trägt dazu bei, dass Sicherheitsdienste ihren Auftrag erfüllen können, ohne dass die Kunden befürchten müssen, dass Mitarbeiter möglicherweise selbst ein Sicherheitsrisiko darstellen.
7. Psychologische Eignung und andere persönliche Qualifikationen
Neben der Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds kann ein Backgroundcheck auch dazu beitragen, die psychologische Eignung eines Mitarbeiters zu bewerten. Insbesondere im Bereich der Sicherheitsdienste ist es wichtig, dass die Mitarbeiter psychisch belastbar und gut geschult sind, um in Stresssituationen angemessen zu reagieren. Ein gründlicher Backgroundcheck kann Informationen über frühere Berufserfahrungen, Referenzen und psychologische Tests umfassen, um sicherzustellen, dass nur die besten Kandidaten eingestellt werden.
Fazit
Backgroundchecks sind eine unverzichtbare Maßnahme für Unternehmen, um Risiken zu minimieren, rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und den Ruf des Unternehmens zu schützen. Insbesondere für Sicherheitsunternehmen sind solche Überprüfungen unverzichtbar, da sie mit besonders sensiblen Aufgaben betraut sind und das Vertrauen ihrer Kunden in ihre Integrität und Zuverlässigkeit unbedingt erhalten müssen.
Für den Eintrag ins Bewacherregister sollte bereits im Vorfeld die Zuverlässigkeit und fachliche Eignung von Gewerbetreibenden und Wachpersonen (sowie der leitenden Personen) schnell und verlässlich festgestellt werden.
Es wären hier bereits Mechanismen zu implementieren, welche diese Checks für den Kunden im Vorfeld verlässlich durchführen könnten. Doch leider fehlt noch ein funktionierendes Instrumentarium dafür, damit schwarze Schafe im Sicherheitsgewerbe keine Chance haben. Aktuell wird diese Überprüfung der Zuverlässigkeit in Teilen noch ad absurdum geführt . Die Durchführung von Backgroundchecks sollte daher eigentlich sicherstellen, dass nur vertrauenswürdige und geeignete Mitarbeiter eingestellt werden, was letztlich zur Sicherheit und zum langfristigen Erfolg des Unternehmens beiträgt.
Insgesamt bieten Backgroundchecks für Unternehmen eine wesentliche Grundlage, um fundierte Einstellungsentscheidungen zu treffen und potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen.