Elektronisches Wachbuch
SmartControl steigert Qualität, Service, Transparenz
Von Carsten Gronwald
Mit dem web-basierten elektronischen Wachbuch KÖTTER SmartControl bietet KÖTTER Security eine selbstentwickelte Innovation. Hier werden neben den Dienstzeiten alle Ereignisse und Vorkommnisse eingetragen. Alle Informationen können über das Web-Portal in Echtzeit abgerufen und ausgewertet werden. Eine zeitaufwändige Recherche nach themenspezifischen Informationen entfällt. Das Portal leistet so einen entscheidenden Beitrag, den Kunden Service-Mehrwert zu verschaffen, eine intensivere Betreuung zu gewährleisten sowie noch kurzfristiger auf Anregungen und Hinweise der Ansprechpartner reagieren zu können.
„Durch KÖTTER SmartControl fügen wir unseren Leistungen einen entscheidenden Baustein hinzu“, betont Andreas Kaus, Geschäftsführer des zur Unternehmensgruppe gehörenden Westdeutschen Wach- und Schutzdienstes Fritz Kötter. „Gemäß unserem Motto ‚Wir sind für Sie da‘ stehen folgende Ziele im Fokus: die Abstimmungsprozesse mit unseren Auftraggebern weiter zu bündeln und zu beschleunigen, ihnen durch neue Tools zusätzlichen Komfort zu bieten sowie die internen Abläufe und die Kommunikation mit unseren eigenen Mitarbeitern weiter zu optimieren.“
Schnelle und umfassende Abstimmung: Die bisherige Papierform des klassischen Wachbuchs entfällt, stattdessen pflegen die Sicherheitsmitarbeiter jetzt sämtliche objektspezifischen Meldungen elektronisch ein. Vorteil: Sowohl kundenseitig als auch beim Dienstleister haben alle Beteiligten unmittelbar Zugriff auf diese Dokumente bzw. werden im Akutfall per Ad-hoc-Meldungen zum Beispiel über Unfälle, mögliche Drohungen gegen das Unternehmen, kurzfristige Behördenkontrollen oder andere besondere Vorkommnisse informiert − inklusive Upload-Möglichkeit für vorhandene Fotos. Gleichzeitig ermöglicht die webbasierte Anwendung dem Auftraggeber, kurzfristig auf Wachbucheinträge, Protokolle etc. zu reagieren − unabhängig von der Präsenz an seinem Arbeitsplatz. „Informationsfluss und -austausch werden damit umfassend optimiert“, unterstreicht Kaus.
Besonderer Clou: Die Dokumentation von Schlüsselbewegungen kann ebenfalls elektronisch erfolgen, durch Unterschrift auf einem Tablet. So wird der Verwaltungsaufwand ebenfalls reduziert und die Transparenz gleichzeitig gesteigert.
Zusatz-Plus bei Service und Transparenz: Durch Einbindung in die eigenen Systeme können Kunden darüber hinaus beispielsweise objektspezifische statistische Auswertungen erstellen (beispielsweise Informationen nach Meldungstypen, Schlüsselbewegungen) oder Dokumentationen in Unternehmensauswertungen und -publikationen einfließen lassen.
Mehrwert für die eigenen Mitarbeiter: Per Knopfdruck finden die Sicherheitsmitarbeiter sämtliche Ansprechpartner des Kunden und aus dem eigenen Unternehmen. Zudem haben sie online Zugriff auf ihre Dienstpläne und ggf. erfolgende kurzfristige Änderungen.
Sicherheit: Zugriffe auf die web-basierte Anwendung werden über eine SSL-Verschlüsselung mit 256 Bit sichergestellt. Es besteht ein eigens hierfür angeschafftes, gültiges Zertifikat. Die Datenbank kann von außen nicht direkt erreicht werden. Zugriffe auf die Datenbank stellt ein Webserver sicher, der mittels Firewall und Virenscanner geschützt ist.