Bündelnoten-BCB - 7_2 Kassetten_Klasse I
Cash-Management im Vormarsch
Von S. Lay
Waffenschränke, Geldschränke, Einbausafes – alle haben nur das eine Ziel, Werte vor unerlaubtem Zugriff zu schützen.
Nur mit einem guten Safe ist wirklich ein optimaler Schutz gegeben. Auch besteht im Fall eines Einbruchs oft ein verbesserter Versicherungsschutz.
Aber, was haben Safes und Cash-Management gemeinsam? Unter Cash-Management versteht man Maßnahmen der kurzfristigen Finanzdisposition im Unternehmen. Laut einschlägigen Online-Medien umfasst es sämtliche Aufgaben und Maßnahmen, die zur Sicherung der Liquidität und zur Erreichung höchster Effizienz im Zahlungsverkehr durchgeführt werden.
Im Folgenden wird Cash-Management unter dem Gesichtspunkt des vollautomatischen Bargeldverarbeitungssystems beleuchtet, das manuelle Bargeldhandhabung im Kassenbereich des Einzelhandels minimiert und für einen schnelleren, effektiveren und komfortableren Service sorgt. Das an jedes Einzelhandelsszenario anpassbare System bildet eine geschlossene, lückenlose Lösung, die den gesamten Bargeldfluss von der Kasse bis zum Konto sichert und höhere Sicherheit, reduzierte Kosten und bessere Flexibilität gewährleistet.
Meine Gesprächspartnerin, Nicole Gottschalk, arbeitet als Sales Manager bei Deposit- Systemhouse und kennt sich mit dieser Thematik bestens aus.
Wir beginnen dort, wo Geld gegen Ware angenommen wird, im Einzelhandel, Fastfood Unternehmen, Automobilbranche etc.
Man spricht von einem festgelegten Prozess, aber nicht im herkömmlichen Sinne von Geldbearbeitung. Der Umgang mit Bargeld erfordert viele Herausforderungen. Zählen, Kommissionieren, Transportieren und Verbuchen. Doch wie stellt sich dieser Fluss, dieser Prozess dar? Wie führe ich eine Entlastung der Mitarbeiter von diesen Werten herbei?
Cash Management in Verbindung mit Safes kann im physischen Geldverkehr den gesamten Bedarf des Kunden vom Werttransport über die Geldbearbeitung bündeln- inklusive Wechselgeldversorgung bis zur Zahlungsabwicklung als Prozessdienstleister.
Bargeld bedeutet viel Verantwortung für die Mitarbeiter und verursacht mitunter hohe Kosten. Und genau hier sollte der Prozess des Cash-Managements greifen. Erwirtschaftetes Geld nehmen, eine möglichst direkte Wertstellung auf dem Konto zu haben und vom Abholprozess, dem herkömmlichen Werttransport nichts mehr wissen zu wollen, nicht mehr involviert sein.
Der Kunde möchte sein Geld nach der Einnahme in seine Kasse zur Bank zu bringen. „Diese Tätigkeit wollen wir dem Kunden abnehmen, da es unter Umständen auch nicht ganz ungefährlich ist. Den Prozess gestalten wir nach seinen Bedürfnissen so, dass es für ihn am lukrativsten und am sichersten ist“, erläutert Frau Gottschalk. Lukrativ deswegen, weil er natürlich diese Einnahmen schnellst möglich auf seinem Konto verbuchen möchte. Nicht unbedingt der Zinsen wegen, sondern des Erhalts der Liquidität.
Und das Zweite ist das nicht zu vernachlässigende Thema der Sicherheit, das auch für den Mitarbeiter gilt. Wir können die Prozesse so gestalten, dass nach der Einlagerung im Safe außer dem Wertdienstleister niemand mehr Zugriff auf die Gelder hat. Diese Forderung erfahren wir zunehmend von unseren Kunden. Die Arbeitgeber wollen die Last und damit die Verantwortung im Umgang mit dem Bargeld von ihren Mitarbeitern fern halten. Hintergrund sind zahlreiche Überfälle.
„Der Kunde wird all dieser Sorgen enthoben, wenn er sich des Dienstes von DEPOSiT Systemhouse und deren Partner bedient“, sagt Nicole Gottschalk, um fortzufahren: „Outtasking ein immer weiter verbreitetes Schlagwort. Beim Outtasking werden, im Gegensatz zum Outsourcing, nur einzelne (Teil-)Aufgaben (englisch: "tasks") und keine kompletten Betriebsfunktionen an externe Partner übertragen. Man behält die Planung und Kontrolle und ist weniger abhängig“.
Mit Systemen und Prozessen aus dem Hause DEPOSiT haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Bargeldprozesse zu verlagern, ohne die Kontrolle über ihre Gelder zu verlieren und wenn gewünscht, sofortige Gutschrift auf dem eigenen Konto.
Es kommt immer drauf an, wie Unternehmen mit ihrem Geld verfahren möchten, welchen Schritt man gehen möchte. Man übergibt das Geld quasi an die Maschine und in dem Moment, wo es verschwindet, der Automat es einzieht, erhält der Einzahler eine Quittung und kann somit jederzeit dokumentieren, dass er entsprechende Geldmengen ordnungsgemäß eingezahlt hat.
Wir sprechen hier über eine Maschine zum automatischen Zählen und Prüfen der Geldscheine sowie einem nachgelagerten Softwaretool zum Verbuchen des Bargeldes. In den Automaten sind sogenannte Bündelnoten-Einzahler eingebaut. Das Geld wird einfach in die dort integrierte Vorlage eingelegt, und der Leser zählt und prüft die Geldscheine. Die Beträge werden in einer Wechselkassette gesammelt und quittiert. Hier stellt sich natürlich nicht nur für den Fachmann die Frage der Haftung. Wem gehört das Geld ab diesem Moment?
Entscheidend hierfür ist, wie man den Prozess dahinter gestaltet hat. Man kann diese Haftung im Unternehmen belassen. Eine weitere Variante wäre, sobald sich das Geld im Automat befindet, die Haftung auf den Werttransporteur zu übertragen. Unterschiedliche Szenarien sind darstellbar. Wertdienstleister können diese Geräte auch selbst aufstellen und bilden danach den gesamten Prozess beim Kunden ab.
Sollte das Geld gestohlen werden oder auf dem Weg durch den Wertdienstleister verschwinden, liegt es nicht mehr in der Verantwortung respektive Haftung des Kunden.
Es gibt natürlich noch weitere verschiedene Stufen, Variationen, die man auswählen kann. Eine nachträgliche Aufschaltung von Zusatzfunktionen besteht grundsätzlich. Auch der Kauf ausschließlich der Automaten ist möglich. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn der Kunde keine sofortige Gutschrift auf seinem Konto für notwendig erachtet, und / oder er seinem vertrauten Wertdienstleister weiterhin mit der Entsorgung des Bargelds betrauen möchte.
Natürlich spielt die Klassifizierung des Gehäuses, welches als Tresor fungiert, eine ebenfalls nicht unerhebliche Rolle: „Unsere Systeme sind zertifizierte Wertschutzschränke oder ein UL-Gehäuse“, so unsere Gesprächspartnerin.
Natürlich funktioniert dieses System nicht nur mit Bündel oder Einzelnoten-Einzahlern. Es geht auch mit zertifizierten Einwurf Tresoren, sogenannte DEPOSiT - Lösungen mit besonderer Einrichtung, respektive zusätzlichen elektronischen Lösungen, die die Vorgänge am Safe dokumentieren sowie den Inhalt. Für eine große internationale Möbelkaufhauskette werden solche Modelle gebaut. Dies sind Sonderlösungen welche jedem Unternehmen angeboten und realisiert werden kann. Weitere Möglichkeiten bieten sogenannte Safe-in-Safe-Lösung. Man kann im Tresor separat noch zusätzlich Geld einwerfen; der Werttransportunternehmer, welcher das Geld Fach gebucht hat, ist der einzige, der das Fach leeren kann.
Es liegen auch hier spezielle „Entsorgungsprozesse“ dahinter, DEPOSiT-Tresore gibt es auch mit außen liegender Schublade oder einem Trommelsystem. Das Geld wird direkt in den Tresor abgeworfen. An den Inhalt des eigentlichen Safe kommt der Mitarbeiter nicht dran, mit Ausnahme des Dienstleisters.
Die Modellvielfalt ist groß; hier hängt es davon ab, welche Anforderungen seitens des Kunden gestellt werden und natürlich, was der Kunde bereit ist zu investieren. Wie möchte er seinen Geldkreislauf realisieren.
Mit entscheidend für die Auswahl bezüglich der Größe und Funktionen der Systeme sind natürlich auch die Summen, also der Umsatz in den Filialen.
Hinsichtlich der Entscheidung für die Auswahl bezüglich der Größe und Funktion der Systeme gibt Nicole Gottschalk gab einen Eindruck von den Fragen, die der Kunde in der Anschaffung berücksichtigen sollte: „Welche Geldmengen kommen in Betracht; wie soll der Prozess von der Kasse bis zum Cash Center abgebildet werden. Auch welche Mitarbeiter sind berechtigt abzuwerfen? Technische Details wie die unterschiedlichen Zutrittsmöglichkeiten von mechanischen Systemen bis zu vollautomatischen Elektronikschlössern bieten vielfältige Möglichkeiten. Auch die Anbindungen von Tresoren in Einbruchmeldeanlagen bieten Vorteile in Hinblick auf Versicherungssummen. Diese Systeme werden zum Beispiel im Einzelhandel sowie auch überall dort eingesetzt, wo Bargeld in großen Mengen anfällt, also wo Waren von hohem Wert verkauft werden und diese nicht selten bar bezahlt werden! In diesen Automaten wird nicht nur das Geldbündel gezählt, sondern auch auf Echtheit geprüft. Scheine, die nicht in Ordnung sind, werden sofort wieder ausgesondert. Es erfolgt eine Quittierung für denjenigen der das Geld bringt, aber natürlich auch für den, der es einzahlt und für den, der es abholt, also entsorgt. Es gibt Systeme, die sind reine Einzahler. Eine Ausgabe findet bei diesen Geräten nicht statt.“ Natürlich gibt es auch sogenannte Recycler. Bei diesen Systemen kann man Geld einzahlen und abheben. Dem Kunden wird ein Safe und zugleich ein Geldautomat zur Verfügung gestellt. Es reicht die EC-Karte oder eine Kreditkarte aus, um Geld abzuheben - ein gedecktes Konto vorausgesetzt.
In großen Einkaufszentren sind diese Recycler bereits anzutreffen. Hier zahlen die angeschlossenen Einzelhändler ihre Einnahmen ein, und Kunden können parallel Geld für den Einkauf ziehen.
Synergien werden gebündelt, man spart den Wertdienstleister auf der einen Seite und bringt das erwirtschaftete Geld sofort wieder in den Verkehr. Die eigentliche Entsorgung, ein Abtransport entfällt, oder erfolgt zumindest nicht in den sonst gewohnten Zyklen.
Es gibt mehrere Hersteller solcher Systeme. DEPOSiT Systemhouse bietet Systeme nicht nur von einen Hersteller sondern eine Vielzahl von Systemen an, ganz nach den Bedürfnissen der Kunden. Wie schon erwähnt, auch mit nachfolgenden Prozessen in der Geldentsorgung. Bei der Anschaffung stellt sich wie überall die Frage nach dem Preis bzw. nach dem ROI (Return of Invest).
Der Transport des Geldes spielt für den Einzelhändler ebenfalls eine finanziell große Rolle. Ein enormer Kostenfaktor stellt vor allem das Entsorgen des Münzgelds dar. Mittlerweile sind wir schon so weit, dass Banken nichts mehr mit Geld – Scheinen und Münzen – zu tun haben wollen.
Manche Banken finanzieren ein solches Projekt für ihre Kunden, um vom Bargeldverkehr wegzukommen. Und hier findet sich DEPOSiT mit seinen Systemen wieder. Nicole Gottschalk macht deutlich, dass DEPOSiT auch selbst Safes kreiert, welche dann zum Einsatz kommen.
Ein anderer Bereich der DEPOSiT sind Tresore für den Handel sowie für den privaten Gebrauch.
Die Angebotspalette reicht von Standardprodukten in den Bereichen Tresore, Waffenschränke, Betäubungsmittelschränke, Dokumentenschränke usw. bis hin zu Produkten in Form von Tresoren mit besonderen Features, nicht nur in Bezug auf die Anwendung, sondern auch auf bestimmte Absatzgruppen. Es handelt sich hierbei um Sonderanfertigungen mit Luxusausstattungen in Form besonderer Lackierung oder aber im Inneren mit zum Beispiel Holz oder Leder gearbeitet. Wie es jeder halt möchte und was sein Geldbeutel erlaubt. Aber solche Spezialanfertigungen haben mit unserem Thema Cash-Management nichts zu tun. Noch nicht!
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