Aktenvernichter im Büro
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Welche Akten können am Jahresende weg, welche nicht?

Kostenloses interaktives Berechnungstool für Aufbewahrungsfristen. Unternehmen können anhand der „Saarbrücker Tabelle“ die Fristen für Geschäftsakten und andere Papierdokumente gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ermitteln Viele Dokumente in den Firmenarchiven unterliegen gar keiner Aufbewahrungspflicht.

Drei Viertel der mittelständischen Unternehmen heben ihre Geschäftsdokumente länger auf als notwendig, aus Angst, ihre Aufbewahrungspflichten zu verletzen, dies hat eine Studie der Aktentreuhand DE zutage gefördert. Das überlange Lagern der Akten schafft häufig nicht nur Platzprobleme, sondern kann auch einen eklatanten Verstoß gegen Datenschutzbestimmungen darstellen. „Viele Firmen haben längst den Überblick verloren, welche Dokumente sie noch aufheben müssen, welche sie entsorgen können und welche sie vernichten müssen“, weiß Aktentreuhand DE-Chef Benedikt Steinmetz aus zahlreichen Gesprächen mit mittelständischen Vorständen und Geschäftsführern. Abhilfe hierfür schafft das Berechnungstool „Saarbrücker Tabelle“.

Saarbrücker Tabelle schafft Klarheit bei Aufbewahrungsfristen

Mit dem neuen Online-Service (www.saarbrueckertabelle.de) der Aktentreuhand DE können Unternehmen und Freiberufler interaktiv und kostenlos die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und andere Papierdokumente gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ermitteln. Durch Eingabe der jeweiligen Jahreszahl können sie mühelos prüfen, welche Geschäftsakten bis wann gelagert werden müssen bzw. ab wann sie vernichtet werden können. Filter- und Sortierfunktionen helfen dabei, die Tabelle für den eigenen Tätigkeitsbereich zu individualisieren. Darüber hinaus bietet der Service der Aktentreuhand DE eine Reihe von Zusatzinformationen, bspw. wer aufbewahrungspflichtig ist, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen, welche Ausnahmen es gibt, was bei Verstößen gegen die Fristen passieren kann und mit welchen Maßnahmen ein Unternehmen den Überblick über seine Aufbewahrungsfristen behält.

Das kleine Einmaleins der Aufbewahrungspflichten

Häufig werden z. B. Angebote, die keinen Auftrag zur Folge hatten oder Werbebriefe für einen größeren Personenkreis aufbewahrt, obwohl keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Bei der Aufbewahrungspflicht ist zwischen Unterlagen zu unterscheiden, die sechs bzw. zehn Jahre lang aufgehoben werden müssen. Nach sechs Jahren dürfen beispielsweise Geschäftsbriefe, Kassenzettel, Bestellungen und Preislisten vernichtet werden. Zehn Jahre eingelagert werden müssen zum Beispiel Rechnungen, Bank- und Buchungsbelege, Gehaltslisten und Bewirtungsbelege sowie Steuererklärungen. Besondere Aufbewahrungsfristen gelten etwa für Mietverträge, behördliche Genehmigungen, Akten aus laufenden Verfahren, Baupläne und Gerichtsurteile.  

Aktenberge und Aufbewahrungspflichten outsourcen

Genau hierfür hat die Aktentreuhand DE GmbH unter www.blitzarchiv.de ein Online-Portal in Betrieb genommen, über das Unternehmen ihre Aktenberge extern auslagern können. Die Aktenkartons werden im Betrieb abgeholt und allen gesetzlichen Anforderungen bezüglich Fristen, Datenschutz und Aufbewahrung entsprechend eingelagert. Im Fall der Fälle, also etwa bei einer Betriebsprüfung, können die Akten jederzeit über Nacht in den Betrieb zurückgeholt werden. Auf Wunsch werden die Akten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen automatisch vernichtet. Kurz zusammengefasst: „Aus den Augen, aus dem Sinn und aus den Füßen.“

Blitzarchiv (www.blitzarchiv.de), ein Dienst der Aktentreuhand DE GmbH

Das Unternehmen verfügt über das erste komplett automatisierte und anonymisierte Aktenlager. Blitzarchiv übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes und der Aufbewahrung von Akten. Der Kunde behält dennoch die volle Kontrolle über seine Geschäftsakten. Mit wenigen Klicks im gesicherten und verschlüsselten Onlineportal bestimmt der Kunde die Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung der Akten oder die Vernichtung der Akten nach Ende der vereinbarten Aufbewahrungsfristen. Die Abholung der Akten durch Blitzarchiv erfolgt schon am nächsten Arbeitstag – ganz gleich ob ein kompletter Container oder nur ein einziger Aktenkarton ausgelagert wird. Die Akten sind versichert, die Archivierung erfolgt anonymisiert, der Kunde kann die Akten jederzeit über das Onlineportal zurück fordern. Ergebnis: die Kunden von Blitzarchiv sparen Raum, Zeit und Geld.