Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz

Von Daniela Burggraf

Seit dem 1. Januar 2015 gilt in Deutschland ein flächendeckender, branchenunabhängiger gesetzlicher Mindestlohn von 8,50 Euro brutto die Stunde. Davon profitieren etwa 3,7 Millionen Menschen – darunter auch Beschäftigte im Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Für Angestellte im Wach-und Sicherheitsgewerbe galt schon ab dem 1. Juni 2011 ein gesetzlicher Mindestlohn, doch der war regional gestaffelt. Die damalige Verordnung hatte eine Laufzeit bis zum 31. Dezember 2013. Der neue Mindestlohn gilt deutschlandweit. Für manche Betriebe bedeutet der einheitliche Mindestlohn höhere Kosten für die Entgelte ihrer Mitarbeiter.

Doch das Mindestlohngesetz (MiLoG) hat noch weitreichendere Konsequenzen für Unternehmer. Es bringt für viele Arbeitgeber eine erweiterte Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten. Moderne Workforce-Management-Systeme können helfen, diese Herausforderung zu bewältigen.

Genaue Dokumentation der Arbeitszeiten

Das Mindestlohngesetz schreibt vor, dass viele Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten aufzeichnen müssen. [1] Dies gilt zum einen für Arbeitgeber, die Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch beschäftigen, also geringfügig Beschäftigte, außer sie arbeiten in einem Privathaushalt. Es gilt auch für Arbeitgeber in den Wirtschaftsbereichen, die unter § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes fallen. Dazu zählen:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft[2]

In diesen Branchen muss auch die Arbeitszeit von Leiharbeitern dokumentiert werden. Die Aufzeichnung muss innerhalb einer Woche erfolgen. In der Praxis heißt das für die meisten Betriebe, dass die Arbeitszeiten täglich erfassen werden. Die Aufzeichnungen sind zudem mindestens zwei Jahre lang zur Überprüfung aufzubewahren. Verstößt der Arbeitgeber gegen diese Vorschrift, droht ihm ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro.[3]

Für Branchen mit ausschließlich mobiler bzw. ortsungebundener Tätigkeit, z.B. bei der Zustellung von Briefen, Paketen und Druckerzeugnissen, der Abfallsammlung, der Straßenreinigung etc. gilt allerdings eine Ausnahme. Laut einer im November nachträglich verabschiedeten Verordnung erfüllen Arbeitgeber hier bereits ihre Aufzeichnungspflicht, wenn diese für Arbeitnehmer nur die Dauer der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit erfassen.[4]

Software-Lösungen erleichtern Dokumentation

Die Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit kann für Unternehmen sehr aufwendig und zeitintensiv sein. Aus diesem Grund nutzen viele Firmen systematisierte Modelle der Zeiterfassung. Oftmals handelt es sich hierbei jedoch um veraltete, auf Excel-Tabellen basierende Methoden, deren Umsetzung mit sehr viel Zeitaufwand und hohem Papierverbrauch verbunden ist. Nicht erst aufgrund der neuen Gesetzgebung empfiehlt sich den meisten Unternehmen daher die Einführung einer modernen Workforce-Management-Software.

Zur Basisausstattung gehört hier stets ein Modul zur Zeiterfassung. Diese elektronische Lösung hat unter anderem den Vorteil, dass die zur vollständigen Dokumentation aller Arbeitszeiten erforderlichen Prozesse vereinfacht sowie systematisiert ablaufen und Daten zentral gespeichert werden. Gleichzeitig sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Zeiten falsch, lückenhaft oder gar nicht erfasst werden. Besonders in Hinblick auf das drohende Bußgeld bei fehlender oder unvollständiger Dokumentation stellt die elektronische Zeiterfassung eine sinnvolle Alternative dar. Zudem lassen sich Personalverantwortliche so dauerhaft entlasten.

Zeiterfassung über Terminal, Computer und mobil

Für die Verbuchung der Arbeitszeiten bieten sich verschiedene Vorgehensweisen an. So besteht beispielsweise die Möglichkeit, eine Reihe stationärer Terminals an einer zentralen Stelle im Betrieb zu installieren. Unternehmen, die hauptsächlich über Einzel- und/oder PC-Arbeitsplätze verfügen, können von einem Employer-Self-Service (ESS) profitieren. Hierfür erhält jeder Mitarbeiter einen individuellen, passwortgeschützten Zugang zum Workforce-Management-Systeme. Damit können die Beschäftigten eigenständig ihre Arbeitszeiten erfassen und planen.

Neueste ESS-Versionen lassen sich zudem auf Smartphones oder Tabletts integrieren. Mithilfe dieser mobilen Workforce-Management-Systeme kann der Mitarbeiter auch von unterwegs seine Arbeitszeiten dokumentieren. Dies ist besonders sinnvoll, wenn Mitarbeiter selten auf dem Firmengelände sind. So können die unterschiedlichen Workforce-Management-Systeme Unternehmen dabei unterstützen, die gesetzlichen Anforderungen der Arbeitszeiterfassung sicher zu erfüllen.

Weitere Informationen rund um das Thema Workforce-Management finden Sie unter http://www.workforce-wiki.com/

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