Auslandstätigkeit von Mitarbeitern braucht umfassende Vorbereitung

Von Maxim Worcester

Unternehmen, die Mitarbeiter ins außereuropäische Ausland versetzen, sind sich oft über die damit verbundenen Risiken nicht im Klaren und bereiten ihre Mitarbeiter entsprechend unzureichend vor. Im Krisenfall ist dann oft guter Rat teuer. Hier hilft die German Business Protection GmbH (GBP), ein Unternehmen der KÖTTER Unternehmensgruppe. Mit ihrem umfangreichen Beratungsangebot in den Bereichen Reisesicherheit und medizinische Vorsorge können Kunden Krisensituationen verhindern und bewältigen.

Auslandsinvestitionen - Das Risiko schlanker Strukturen

Laut der Studie Up or Out der Economist Intelligence Unit (EIU) sind die Schwellenländer Asiens das Hauptziel für Versetzungen von Unternehmen aus westlichen Industrienationen und gerade zuletzt zog es deutsche Mittelständler vermehrt nach Asien. Neben den günstigen Produktionsbedingungen und den 1,3 Mrd. potenziellen Kunden motiviert der gute Ruf deutscher Produkte viele Hersteller zum Schritt in das „Reich der Mitte“: In einer repräsentativen Studie in China sagten 94% der Befragten, dass sie deutsche Hersteller mit hoher Produktqualität verbinden.

Gerade für viele Mittelständler steht das Thema Sicherheit dabei häufig nicht im Vordergrund. Dies führt dazu, dass sich zahlreiche Unternehmen unbewusst signifikanten Risiken aussetzen. Krisen- und Notfallpläne für die Vertretungen im Ausland sind beispielsweise häufig lückenhaft – auch weil die staatlichen Vorgaben in Asien andere sind als die in Deutschland. Zudem reicht es natürlich nicht, deutsche Sicherheitsvorkehrungen auf Auslandsvertretungen zu übertragen. Wie das Erdbeben in der südchinesischen Provinz Sichuan zurzeit erneut verdeutlicht, sind Infrastruktur und staatliche Rettungsmaßnahmen in Qualität und Umfang nicht mit denen in Deutschland vergleichbar. Eine sinnvolle Rettungs- und Notfallplanung muss diesen fehlenden Kapazitäten Rechnung tragen und somit deutlich über vergleichbare Maßnahmen in der Heimat hinausgehen.

Zusätzlich kann unternehmerische Planung Krisen verschärfen: Oft gestalten Unternehmen ihre Vertretungen im Ausland bewusst schlank, um die Gesamtinvestitionssumme klein zu halten. Gehalt, Unterbringung und sonstige Leistungen, z. B. Heimflüge und Schulgeld, machen die Versetzung von Mitarbeitern ins Ausland teuer, so dass Unternehmen entsandte Kräfte in der Regel sparsam einsetzen. Im Krisenfall kann gerade dies zu Problemen führen: Der Ausfall von Führungskräften kann kurzfristig - anders als in der Heimat - kaum aufgefangen werden.

Reisetätigkeit in der Region - Versteckte Gefahr  

Ein weiterer Risikofaktor, den Unternehmen gerne übersehen, ist die regionale Reisetätigkeit ihrer Mitarbeiter. Gerade entsandte Mitarbeiter tragen oft weit gefasste regionale Verantwortung und reisen entsprechend häufig. Zwei Gründe sind dabei entscheidend: Erstens will man dem Kunden gegenüber möglichst authentisch als deutscher Mittelständler auftreten. Zweitens ist die Erweiterung der Vertriebskette auch in entlegene Gebiete mit Grund, warum der Mittelstand so bestrebt ist, den Schritt ins außereuropäische Ausland zu tätigen. Während Mitarbeiter aber auf das Zielland ihrer Versetzung oft umfassend vorbereitet werden, wird die regionale Reisetätigkeit wenig bis gar nicht behandelt.

Neben Dienstreisen bergen urlaubsbedingte Reisen ein nicht zu unterschätzendes Risiko. Manch einer mag hier auf die Vernunft und Eigenverantwortung des Arbeitnehmers pochen. Dies ist aber aus unternehmerischer Sicht eine unsichere Basis. Zwar ist ein verantwortungsvolles Vorgehen der Mitarbeiter in ihrer Freizeit wünschenswert. Passiert aber etwas, das zum Ausfall einer Führungskraft führt, hat das Unternehmen in jedem Fall den Schaden - unabhängig davon, wer im juristischen Sinne Schuld trägt. Außerdem ist der Arbeitnehmer vor Ort in der Regel weder ausreichend informiert noch qualifiziert, um die Sicherheitslage im Zielland - geschweige denn in der Region - einzuschätzen. Im Gegenteil: Die Erfahrung zeigt, dass gerade Mitarbeiter mit viel Auslandserfahrung Gefahren oft unterschätzen. Die an sich wünschenswerte Eingewöhnung im Zielland lässt sie erst zu spät bemerken, dass die Sicherheitslage im Land „überzukochen“ droht.

Hier stellt sich somit die Frage: Eine regionale Betrachtung von Sicherheitsrisiken mag sinnvoll sein. Ist sie aber angesichts der finanziellen Ressourcen mittelständischer Unternehmen zu bewerkstelligen? Eine Lösung, die allein auf unternehmenseigene Ressourcen setzt, ist hier nicht sinnvoll, da sie entweder sehr teuer oder qualitativ defizitär ausfallen würde. Ob und wie externe Dienstleister hier eine Alternative darstellen, wird der letzte Abschnitt dieses Artikels behandeln.

Soziale Netzwerke – Trügerische Sicherheit

Ein Blick in den deutschen Mittelstand zeigt, dass aufwändige formelle Sicherheitsstrukturen dort eher die Ausnahme sind. Stattdessen setzt man gerade in punkto Sicherheit gerne auf die „sozialen Bande“ innerhalb der Belegschaft. Im Inland mag dies mitunter sinnvoll sein, wobei sich gerade bei großen Mittelständlern die wichtige Frage stellt, ob solche Verbindungen die in sie gesetzten Hoffnungen speziell im Krisenfall erfüllen oder eher Probleme aufwerfen. Im Ausland auf soziale Netzwerke zu setzen, ist aber erst recht höchst problematisch, weil eine Auslandsversetzung Mitarbeiter immer auch ein Stück weit aus diesem Netzwerk löst.

Zwar können sich innerhalb der Auslandsvertretung neue Verbindungen bilden. Allerdings sprechen drei Gründe dagegen, dass diese in Compliance- und Sicherheitsfragen ähnlich belastbar sind. Erstens brauchen solche Verbindungen Zeit, um sich zu entwickeln, was angesichts der temporären Natur von Auslandsversetzungen problematisch ist. Zweitens macht die finanzielle, kulturelle und sprachliche Distanz zwischen lokalem und entsandtem Personal belastbare Strukturen unwahrscheinlich. Drittens besteht in der Regel keine Verknüpfung zwischen den „sozialen Banden“ und dem Sicherheitsmanagement des Unternehmens, so dass koordiniertes Handeln unmöglich ist.

Verschärfend kommt hinzu, dass mobile Kommunikation und soziale Netzwerke im Internet zu einem gefährlichen Trugschluss einladen: Schwache soziale Einbindung und fehlende formelle Sicherheitsstrukturen sind unproblematisch, wenn man den Mitarbeiter im Krisenfall einfach per Anruf kontaktieren kann. Was aber passiert, wenn die Krise die Kommunikation in Mitleidenschaft zieht? Nicht selten brechen Strom- und Handynetze schon bei kleineren Naturkatastrophen als erstes zusammen. Hinzu kommt: Neben möglichen körperlichen Beeinträchtigungen kann extremer Stress eines akuten Krisenfalls Mitarbeiter psychisch so stark beeinflussen, dass eine effektive Kommunikation unmöglich wird.

Die deutsche Botschaft – eingeschränkte Mittel und Handlungsfähigkeit

Das Fehlen formeller Sicherheits- und Compliancestrukturen sowie belastbarer sozialer Netze ist besonders in Schwellenländern problematisch, weil die fehlende behördliche Infrastruktur vor Ort sich gerade im Krisenfall bemerkbar macht. Viele Unternehmen sind sich dieser Tatsache durchaus bewusst, setzen aber darauf, dass im Krisenfall die konsularische Hilfe der deutschen Botschaft einspringt. Leider muss die deutsche Botschaft in vielen Fällen diese Hoffnung enttäuschen.

Das Auswärtige Amt ist zwar qua Gesetz zur Hilfe verpflichtet, dies entbindet aber den Arbeitgeber nicht von seiner Fürsorgepflicht. Diese Feststellung ist besonders wichtig angesichts der Tatsache, dass die Botschaften vor Ort nur sehr begrenzt in der Lage sind, tatsächlich Hilfe zu leisten. Dies ist nicht zuletzt der geographischen Lage geschuldet. Nach dem Tsunami 2004 in Südostasien beispielsweise war die am stärksten betroffene Region in Indonesien, die Provinz Ache, 2500 km von der Botschaft in Jakarta entfernt. Zusätzlich erschweren die enge Personaldecke, die begrenzten finanziellen Mittel und die fehlende Krisenmanagementkompetenz die effektive Hilfe durch die Vertretungen im Ausland.

Aus Unternehmenssicht gilt es einen weiteren Faktor im Hinblick auf die konsularische Hilfe zu beachten: Wer sich im Krisenfall auf die Botschaft verlässt, büßt die eigene Handlungsfähigkeit ein. Die Botschaft wiederum muss zumindest zu einem gewissen Grad Rücksicht auf die Befindlichkeiten des Gastlandes nehmen. Dies kann dazu führen, dass das Verhalten der Botschaft konträr zum Unternehmensinteresse läuft, z. B. wenn ein sensibles Problem schneller und unbürokratischer Hilfe bedarf.

Die Herausforderung – Sicherheitsmanagement wirtschaftlich gestalten

Die Anforderungen an ein Auslandssicherheitsmanagement für den deutschen Mittelstand sind durchaus komplex: Das Sicherheitsmanagement muss mit schlanken Strukturen aus¬kommen, ganze Regionen in gleichmäßig hoher Qualität abdecken, vom betroffenen Mitarbeiter unabhängig operieren können und auch in akuten Krisensituationen die Handlungsfähigkeit des Unternehmens erhalten. Hier eine unternehmensinterne Lösung zu finden, ist für die meisten Mittelständler wirtschaftlich nicht machbar. Vielmehr brauchen Mittelständler Dienstleister, die ihr eigenes Sicherheitsmanagement punktuell unterstützen. Genau hier setzt die GBP als Teil der KÖTTER Unternehmensgruppe mit ihren Leistungen an.
Konkret setzt die GBP bei der Sicherheit von Mitarbeitern im Ausland auf drei Kernelemente:

1. Sorgfältige Vorbereitung: Wie das Beispiel gezeigt hat, ist ein regionaler Fokus zwingend notwendig. Eine solche Vorbereitung lässt Mitarbeiter Gefahren erkennen und gibt ihnen Handlungsempfehlungen für den sicheren Umgang mit solchen Risiken. Riskantes Verhalten und fehlende Informationen über den Aufenthaltsort von Mitarbeitern lassen sich so verhindern.
2. Mitarbeitertracking: Bei Langzeitversetzungen kann sich die Gewöhnung an die neuen Lebensumstände negativ auf die Sicherheit des Mitarbeiters auswirken. Die GBP rät ihren Kunden daher ein Tracking System einzusetzen, um Mitarbeiter im Krisenfall lokalisieren zu können. Empfehlenswert ist ein smartphone-basiertes System, bei dem Mitarbeiter über den GPS Chip in ihrem Handy geortet werden können. Ein solches System kann problemlos auf das bestehende Diensthandy aufgesattelt werden und erfordert von Mitarbeiter keine zusätzliche Arbeit. 
3. Medizinische Versorgung & Notfallplanung: Ist der Mitarbeiter lokalisiert, müssen Notfallmaßnahmen schnellstmöglich umgesetzt werden. GBP bietet zusammen mit AXA Medical Services ihren Kunden eine qualitativ hochwertige medizinische Versorgung unabhängig von den örtlichen Begebenheiten. Zusätzlich sollten Krisen- und Notfallpläne vorab erarbeitet und die in ihnen vorgesehenen Maßnahmen geübt werden. Dies vermeidet Panik und betroffene Mitarbeiter können effektiver zu ihrer eigenen Rettung beitragen.

Die hier beschriebenen Maßnahmen sind weder aufwändig noch kostenintensiv, reichen aber in den meisten Fällen völlig aus. Ein solides Auslandssicherheitsmanagement ist auch für Mittelständler umsetzbar, aber es muss angegangen werden.

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