Tracking und Tracing

Grundlage für die sichere und effiziente Bargeldlogistik der Zukunft

Von Christian Fischer

Dieses Jahr ist ein besonderes Jahr, es ist das „CashEDI-Jahr“ in der Bargeldlogistik. CashEDI (Cash Electronic Data Interchange) ist ein Projekt der Deutschen Bundesbank, um Bargeldprozesse transparenter, effizienter und sicherer zu gestalten. Tracking & Tracing kommt dabei in den nächsten Jahren eine Schlüsselrolle zu. GS1 Germany unterstützt als Partner und Berater Banken, Handel und Wertdienstleister.

Deutschland ist traditionell ein Land der Barzahler. In den Bundesbankstudien zum „Zahlungsverhalten in Deutschland“ wird fortlaufend die bedeutende Rolle des Bargelds eindrucksvoll bestätigt. Wertmäßig werden 60% aller Umsätze in bar getätigt; wenn man die Anzahl der Transaktionen betrachtet, sind es sogar 82,5%. Zwar ist der Anteil der Barzahlungen in den letzten Jahren kontinuierlich leicht rückläufig, aber Bargeld wird auf absehbare Zeit in Deutschland das meistgenutzte Zahlungsmittel bleiben. Dem Bargeld wird auch langfristig eine besondere Bedeutung zukommen.

Der technische Fortschritt hat ebenfalls erheblichen Einfluss auf die weitere Entwicklung. Er ermöglicht heute Prozesse, die vor wenigen Jahren noch undenkbar waren, beispielsweise CashRecycling-Prozesse am SB-Automaten. Die Bedeutung der vom Kunden direkt bedienten Ein- und Auszahlungsgeräte nimmt stetig zu. Seit 2008 hat sich deren Anzahl nahezu vervierfacht. In 2009 wurden in Deutschland ca. 32 Mrd. Euro mit diesen Geräten recycelt; mit stark steigender Tendenz.

Der Bargeldmarkt ist weiter in Bewegung. Dies zeigt die Entwicklung der verschiedenen Kooperationsmodelle zwischen Wertdienstleistern und Kreditinstituten im Rahmen der Münzversorgung. Kreditinstitute und Wertdienstleister haben die Chance, sich neue Geschäfte zu erschließen, sei es allein oder in Kooperationen mit anderen. Gerade die Kooperationsmodelle, die heute im Münzbereich geschaffen werden, können die Entwicklungen im Banknoten-Recycling entscheidend voranbringen.

Der Handel ist dabei ein wichtiger Partner. Er sammelt die Gelder der Verbraucher ein und ist ein Ausgangspunkt im Bargeldkreislauf für den Rückfluss der Banknoten zur Zentralbank. Im Jahr 2009 fielen 542 Mrd. Euro an Banknoten im Handel an. Die Art und Weise, wie der Handel diese enorme Summe entsorgt, bzw. wo er die Gelder einzahlen lässt, ist entscheidend für einen Ausbau des privatwirtschaftlichen Banknoten-Recyclings.

Weitere Lösungen müssen her. Dies gilt gerade im Nachgang zur großen Wertdienstleister-Insolvenz aus dem Jahre 2006. Seitdem gibt es im Handel nach wie vor große Vorbehalte gegen ein Recycling von Geldern durch Wertdienstleister. Die großen Handelsunternehmen bevorzugen eine strikte Separierung ihrer Gelder bis zur Einzahlung bei unseren Filialen und Gutschrift auf dem Konto. Diese Gelder stehen bis heute einem privatwirtschaftlichen Recycling nicht zur Verfügung. Durch langjährige gute Kundenbeziehungen und geeignete Kontrollmaßnahmen kann das Vertrauen nach und nach wieder aufgebaut werden. Transparenz über alle Prozessabläufe ist dabei eine notwendige Basis dafür, CashEDI sorgt für mehr Transparenz.

Transparenz schafft neues Vertrauen im Bargeld-Handling - Verfolgung aller Bargeldbewegungen ist Pflicht:

• Anzeige von abgeschlossenen oder noch offenen Transaktionen
• Parallele Darstellung von Bundesbankdaten und Daten des Wertdienstleisters
• Filterfunktionen für den Abruf der Daten
• Differenzen sind sofort sichtbar
• Darstellung der Behälter, die für den Transport genutzt wurden
• Möglichkeit des Ausdrucks und Exports von Daten.

Mit CashEDI wird ein Verfahren eingeführt, das die Transparenz entscheidend nach vorne bringt. Im Rahmen von CashEDI bietet die Bundesbank den Bargeldakteuren (Kreditinstitute, Handel, Wertdienstleister) die Möglichkeit zum elektronischen Austausch von Daten des Barzahlungsverkehrs. Somit erobern die im Handel seit langem etablierten GS1-Standards, ohne die eine schnelle und effiziente Abwicklung von Produkten und Dienstleistungen nicht mehr denkbar wäre, auch die Bargeldlogistik. Dieses Know-how wird jetzt mit hoher Schlagkraft auf das Bargeld-Handling übertragen und weiter nutzbar gemacht.

Eine Vision auf dem Weg in die Praxis

Der Bargeldkreislauf der Zukunft ist ein Netzwerkthema zwischen allen beteiligten Akteuren am Bargeldmarkt. Die Grenzen zwischen Handel und Banken werden fließend, da hohe Transparenz und eine breite Auswahl von Dienstleistungsangeboten für Sicherheit und Vertrauen zwischen den Akteuren sorgen. Die Grundlagen für dieses Zukunftsszenario werden dieses Jahr gelegt. Die Ausstattung jedes Bargeldakteurs mit einer eindeutigen Unternehmensnummer (Globale Lokationsnummer GLN) von GS1, der Aufbau von Artikelkatalogen anhand der Global Trade Item Number (GTIN) mit standardisierten Dienstleistungen und einer elektronischen, einheitlichen Sprache (EDI) stellen die Weichen für die Zukunft.

Vorteile der Nutzung von CashEDI

• Die Bundesbank erteilt transaktionsbezogen elektronische Mitteilungen über Geldübernahmen- und Zahlungsvorgänge, so dass die Bundesbank ihren Handels- und Bankkunden gegenüber nachweislich Auskünfte über den getätigten und abgeschlossenen Einzahlungsverlauf der ihr anvertrauten Gelder geben kann.
• Ohne Medienbrüche werden bargeldrelevante Daten, wie Einzahlungsavise und Geldbestellungen zwischen der Bundesbank und den Handels- / Bankkunden sowie deren Wertdienstleistern auf elektronischem Wege ausgetauscht.
• Die Beschleunigung des Informationsflusses führt auf Kundenseite zu einer Erhöhung der Transparenz und der Sicherheit.
• Durch Nutzung von Barcodes auf den Einzahlungs- behältnissen werden Geldübergaben Scanner unterstützt erfasst und eine lückenlose Behälterverfolgung bis zur Bundesbank ermöglicht.
• Beim Wechsel auf das CashEDI-Verfahren entfällt das manuelle Ausfüllen von Einzahlungsbelegen.

Nicht nur Banken, sondern auch Handelsunternehmen, die auf CashEDI setzen, profitieren von einer höheren Transparenz ihres Geldverkehrs. Wurde Electronic Data Interchange (EDI) bisher vor allem dort eingesetzt, wo es darum ging, Rechnungen, Bestellungen oder Lieferavisierungen zwischen Lieferanten und Handel auszutauschen, werden mit CashEDI jetzt auch die Bargeldprozesse schneller und sicherer.

Vergingen früher zwei Tage, bis der Geldeingang bei der Bundesbank auf dem Kontoauszug bestätigt werden konnte, ermöglicht CashEDI heute die zeitnahe Verfolgung des Bargeldflusses von den einzelnen Märkten über den Wertdienstleister bis hin zur Entgegennahme in der Bundesbankfiliale. Dies ist vor allem bei der Frage des rechtlichen Eigentumsübergangs von Bedeutung. Durch die eindeutige Identifizierung von Safebags und P-Behältern lässt sich der Weg des Bargelds lückenlos nachvollziehen und dementsprechend nachweisen. Darüber hinaus liegen die Informationen über die Einzahlung bei der Bundesbankfiliale den Bargeldverantwortlichen in Echtzeit vor – am gleichen Tag wie mit dem Wertdienstleister vereinbart und nicht erst zwei Tage später auf dem Kontoauszug. Die Bereitstellung eindeutiger und maschinell bearbeitbarer Daten ermöglicht nicht nur die Überwachung, sondern auch die lückenlose Dokumentation des Einzahlungsprozesses. Dadurch können Fehlerquoten reduziert und Kosten eingespart werden. Nicht zuletzt aufgrund des messbaren Erfolgs sowie der stetig steigenden Akzeptanz von CashEDI in Deutschland haben in der Zwischenzeit auch andere Notenbanken in Europa entschieden, Bargeld-Prozesse in Anlehnung an CashEDI aufzusetzen. Positiv unterstützt wurde dies durch die Entscheidung der Europäischen Zentralbank, das XML-basierte CashEDI-Nachrichtenformat als offizielle Lösung für den elektronischen Datenaustausch zum Bargeldverkehr zwischen den europäischen Notenbanken anzuerkennen.

Zukunftssicherheit ist für die weitere Entwicklung von wesentlicher Bedeutung

CashEDI ist nur der Anfang. Es basiert auf GS1-Standards, die weitere Nutzen- und Effizienzeffekte bringen. Die daraus für alle Bargeld-Teilnehmer entstehende Zukunftssicherheit wird dem privatwirtschaftlichen Bargeldhandling ein neues Fundament geben, mit dem Ziel, die Kosten langfristig günstig zu halten. Es bleiben weitere Aufgaben / Herausforderungen, die es gemeinschaftlich in einem offeneren Dialog zu lösen gilt:

• Verkürzung der Prozesskette, weitere Optimierungs- und Abstimmungspotenziale zwischen den Bargeldakteuren.
• Durch mehr Transparenz und Abstimmung beispielsweise zu Vorarbeiten bei der Geldablieferung im Handel, gemeinsame Tourenplanungen zur effizienten Auslastung der Bargeldtransporter entstehen weitere Hebel.
• Standardisierung von Schnittstellen - Gerade diese Schnittstellen zwischen den einzelnen Bargeldakteuren beweisen aber auch die Komplexität des gesamten Bargeldhandlings. Hier werden wir nur dann etwas grundlegendes erreichen, wenn wir uns als Partnerschaft begreifen und Effizienzsteigerungen gemeinsam forcieren.
• Infrastrukturen gemeinsam nutzen – Prüfen
• Gemeinsame Nutzung der vorhandenen Infrastrukturen im Front-, Middle- und Backend zwischen den Instituten auf nationaler und internationaler Ebene
  • die gemeinsame Nutzung und Aufbau von Cash Centern, wie wir es in anderen Ländern bereits sehen,
  • oder die gemeinsame Nutzung der technischen Infrastruktur
  • ooder In- und Outsourcing-Maßnahmen.

Bis diese Synergien voll zum Tragen kommen, sind gemeinsam im Dialog zwischen den Netzwerkpartnern Vereinbarungen zu treffen. Themen zur Optimierung sind genug vorhanden. So sorgen durchgängige Kommunikationswege, also die Vermeidung von Medienbrüchen für Schnelligkeit und eine automatisierte Kommunikation. Das gilt beispielsweise auch für Objekte wie Geldkassetten oder Automaten über Cash-Management-Software bis hin zum übergreifenden Bargeldtransfer. Tracking & Tracing über alle Prozessebenen wird entscheidend zur Erhöhung der Transparenz beitragen und das mögliche Risiko wesentlich minimieren.

Doch was bedeutet Tracking & Tracing? Tracking bezeichnet die Ermittlung des aktuellen Status einer Sendung, eines Packstückes etc., Tracing bezeichnet die ex post rekonstruierbare Sendungshistorie.

Die Rückverfolgbarkeit von Artikeln und die Sendungsverfolgung von Transporteinheiten nimmt über alle Branchen hinweg einen stetig steigenden Stellenwert ein. Galt Tracking & Tracing (T&T) vor einigen Jahren noch als optionales Leistungsmerkmal in der Logistik, so hat es heute obligatorischen Charakter. Diese Aussage betrifft nicht die Bargeldlogistik. Hier steht das Thema noch am Anfang der Entwicklung. CashEDI hat auch hierfür die Grundlage bereits gelegt, jetzt kann die Entwicklung weiter an Fahrt aufnehmen.

Eine vergleichbare Entwicklung dieses Themas ist auch in der Logistikbranche gelaufen. Die Nutzung von internet-basierten Sendungsauskunftssystemen hat stark zugenommen. Logistikunternehmen stellen ihren Kunden auf diese Weise zeitnah Informationen zum aktuellen Sendungsstatus zur Verfügung. Barcode-gestützte Sendungsverfolgung mit Online-Scanning beim Empfänger und vorauseilende Lieferinformationen via EDI (Elektronischer Datenaustausch) sind bei vielen Unternehmen eingeführt worden.

Tracking & Tracing setzt die eindeutige, übergreifende Bezugnahme auf die zu steuernde oder verfolgende Einheit (Safebag, P-Behälter, GAA-Kassette, usw.) über alle Stufen der Prozesskette voraus. Erforderlich hierfür sind die in der CashEDI-Thematik umgesetzten Punkte:

• überschneidungsfreie Identnummern
• schnittstellenübergreifende, maschinenlesbare Barcodes
• offene Nachrichtenstandards für den elektronischen Datenaustausch.

Dabei eignen sich die GS1-Nummern zur kurzen und eindeutigen Identifikation. Sie sind „nichtsprechend“ und dienen als Zugriffsschlüssel auf die bei Transport-, Dienstleister- oder Empfängerstellen gespeicherten Informationen. In Verbindung mit der Strichcodierung (Nummer der Versandeinheit – NVE) erlaubt dies eindeutige Nummernsystem die schnelle und fehlerfreieDokumentation physischer Abläufe. Hinter den NVE´s abgelegte Informationen bilden im Tracking- wie im Tracing-Fall die Grundlage für eine effiziente Recherche und Aufklärung.

In Konsumgüterindustrie, Handel und Transportwesen hat sich dieses Vorgehen fest etabliert. Angrenzende Branchen wie Chemie, Verpackung und Frischgüterbereich stellen ebenfalls überzeugte Anwender dar. Jeder automatische Informationsaustausch bedarf einer gemeinsamen Sprache. Viele Daten müssen bereits vor Eintreffen der Ware übermittelt sein, um vor Ort weitere Maßnahmen einleiten zu können. Hierfür hat sich der kombinierte Einsatz des standardisierten elektronischen Nachrichtenaustausches und der Strichcodierung auf der Ware durchgesetzt. Im Rahmen des Tracking & Tracing können u. a. die Nachrichtenarten Liefermeldung, Lagerbestandsbericht, Eingangsmeldung oder Ankunftsmeldung von herausragender Bedeutung sein. Der kombinierte Nutzen von T&T liegt vor allem in der schnellen Auskunftsfähigkeit über den Sendungsstatus, der Erstellung einer lückenlosen Sendungshistorie und der vereinfachten Durchführung von Rückruf- oder Rückverfolgungsaktionen. Aufgrund der schnelleren Datenverfügbarkeit und der daraus resultierenden erhöhten Transparenz wird eine effizientere Abwicklung sämtlicher logistischer Prozesse ermöglicht.

Dies beginnt mit der Erfassung des avisierten Transportauftrags im System und reicht über die elektronische Erfassung und Abbildung des Bargeldflusses von der Abholung bei der Deutschen Bundesbank / CashCenter des Wertdienstleisters bis hin zur Auslieferung an den CashPoint (Hauptkasse / Filiale / Automat). Voraussetzung für die Scanner gestützte Sendungsverfolgung, d. h. die automatische Erfassung der Packstücke an den Schnittstellen der logistischen Kette, ist die eindeutige Identifikation der Transporteinheiten mittels Barcode. Die Herausforderung steckt im Detail, in diesem Fall an den internen und externen Übergängen, die häufig nicht ausreichend berücksichtigt werden. Im täglichen Geschäft sieht das beispielsweise so aus: Der Bargeldbesteller gibt per CashEDI eine Bargeldbestellung auf den Weg. CashEDI sendet das Bereitstellungsavis, wenn die Bargeldlieferung bei der Bundesbank auf Abholung wartet. Diese wird vom Wertdienstleister unter der Verwendung einer NVE bei der Bundesbank abgeholt. Bis hierhin ist ein Händler oder Kreditinstitut über die Bargeldbewegung gut informiert. Die Bargeldlieferung soll in verschiedene Einzelpakete, gebrauchsfertig für die jeweiligen Filialen der Kunden aufbereitet, portioniert werden. Der Wertdienstleister öffnet das große Bargeldpaket, die aktive NVE für den Transport verliert seine Gültigkeit. Jedes neue Paket ist nun mit einer neuen NVE auszustatten, die Information über die neuen NVE´s und die aktuellen Lieferdaten sind gleichzeitig an die Kundensysteme weiter zu melden. Der Bargeldtransport folgt dem Tourenplan, und jedes Packstück wird bis zum jeweiligen CashPoint ausgeliefert, d.h. die Transporteinheiten werden auf ihrem Weg vomCashCenter bis zum CashPoint an jedem Prozessschritt mittels Barcode-Scanning erfasst und damit der Sendungsverlauf im System dokumentiert.

Auf welche Weise der Wertdienstleister den angeschlossenen Kunden aktuelle Statusinformationen zur Verfügung stellt, hängt von den jeweiligen IT-Strukturen und den vereinbarten Verfahren ab. Diese reichen von eigens entwickelter Software bis zu internetbasierten Systemen, bei denen der aktuelle Status von Transporteinheiten über die NVE abgerufen werden kann.

Viele Teilprozesse sind in diesem Szenario nach wie vor sehr aufwändig: Eine automatisierte, IT-unterstützte Verfolgung ist vielerorts noch Zukunftsmusik. Oder nicht? Vom Einsatz moderner Kennzeichnungs- und Identifikationssysteme, wie dem GS1-Standard und der RFID-Technologie, könnte die Branche auch heute schon spürbar profitieren. RFID basiert auf dem englischen Begriff „radio-frequency identification“. Dies lässt sich ins Deutsche übersetzen mit „Identifizierung mit Hilfe elektromagnetischer Wellen“. RFID ermöglicht die automatische Identifizierung und Lokalisierung von Gegenständen und Lebewesen und erleichtert damit erheblich die Erfassung von Daten (umgangssprachlich auch Funketiketten genannt). Dadurch kann eine permanente (Echzeit-) Verfolgung der Geldbewegungen zwischen Kreditinstitut, Wertdienstleister und Bundesbank aufgebaut werden. Ein nicht unerheblicher Aspekt angesichts der hohen Komplexität von Lieferketten. Durch den Transponder wird auch die Pulk-Erfassung ermöglicht. In der Rückführlogistik lässt sich der Bestand bereits gestapelter Transportverpackungen in einem Vorgang erfassen.

End-to-End-Betrachtung der Wertschöpfungskette im Fokus

Wichtig ist immer die End-to-End-Betrachtung der Wertschöpfungskette in der Bargeldver- und -entsorgung. Dabei gilt es eine Balance zu finden zwischen Forderung nach Flexibilität, Standardisierung und Effizienz im Bargeldkreislauf.

Wir gehen diese Vision an. GS1 Germany startet in 2012 die Cash Community im Rahmen der Bargeldlogistikinitiative zur Erreichung dieser Ziele. Netzwerkpartner aus Handel, Banken, Versicherungen, Herstellern und Dienstleistern sind eingeladen, sich aktiv auf diesem Weg zu beteiligen.

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